نقش ارتباطات در مدیریت

مقاله مدیریت ارتباطات

مقدمــه

ارتباطات فرآیندی است که از طریق آن افراد وسازمانها،  به اهداف خود دست می‌یابند. از طریق ارتباط با دیگران؛ ما نگرشها ، ارزشها ، آرزوها ، خواسته‌ها و نیازهای خود را با دیگران تقسیم می‌کنیم. (آدنروپلانکت، ۱۹۹۷، ص ۳۵۸).

مقالات گروه رشته مدیریت

ارتباطات به معنای انتقال مفاهیم است. اگر هیچ تبادل اطلاعاتی یا فکری وجود نداشته باشد ارتباط به وجود نمی‌آید. گوینده‌ای که سخنانش شنیده نشود یا نویسنده‌ای که نوشته‌اش خوانده نشود ارتباط برقرار نکرده است. برای اینکه ارتباط موفقیت آمیز باشد نه تنها معنای آن باید انتقال یابد، بلکه باید درک هم بشود. پس ارتباط انتقال دادن و درک مفهوم است. ارتباط کامل – اگر چنین چیزی امکان پذیر باشد- وقتی وجود دارد که فکر یا اندیشه ارسالی دقیقا به همان منظوری که ارسال شده است، دریافت شود. (اعرابی و همکاران ، ۱۳۷۹، ص ۳۶۵).

ارتباط عبارتست از فرآیندی که بدان وسیله افراد درصدد برمی‌آیند در سایه‌ی مبادله پیام‌های نمادین به مفاهیم مشترک دست یابند (پارسائیان و اعرابی، ۱۳۷۵، ص ۱۱۱۲).

تعریفی که ما از ارتباطات نمودیم در برگیرنده سه نقطه اساسی است:

۱) این که ارتباطات مستلزم وجود افراد و مردم می‌شود. از این رو درک ارتباطات ایجاب می‌کند تا شیوه‌ای را که مردم با یکدیگر رابطه برقرار می‌کنند درک نمود.

۲) و اینکه ارتباطات مستلزم مفاهیم مشترک می‌گردد. یعنی برای اینکه افراد با یکدیگر ارتباط برقرار کنند،‌ باید درباره مفاهیم ، واژگان، عبارت‌ها و اصطلاحاتی که به کار می‌برند به توافق نظر برسند.

۳) ارتباطات جنبه نمادی دارد یعنی به صورت اشاره، صدا ، حرف، عدد یا واژه می‌باشد که تنها نمایانگر یا نشان دهنده‌ی عقایدی می‌باشد که بایستی رد و بدل شوند (به دیگران داده شوند یا از آنها گرفته شوند).

پارسائیان و اعرابی (۱۳۷۵) به نقل از هنری مینتزبرگ [۱]  اهمیت ارتباطات را در ایفای سه نقش مدیریت بیان می‌کنند.

نخست مدیران در نقشی که در ارتباط با دیگران دارند به عنوان مقام تشریفاتی و رهبر واحد سازمانی به حساب می‌آیند. مینتزبرگ از تحقیقاتی نام می‌برد که نتیجه‌ی آنها نشان می‌دهد که به طور متوسط هر مدیر ، ۴۵ درصد وقت خود را صرف تماس با همکاران و حدود ۴۵ درصد از وقت خود را صرف تماس با افراد خارج از سازمان می‌نماید و تنها ده درصد از وقت خود را مقامات بالاتر و ارشد می‌گذراند.

سپس، با توجه به نقشی که مدیران در صحنه اطلاعات ایفا می‌کنند، درصدد برمی آیند از همکاران ، همتایان، زیردستان وافراد دیگری که با آنها تماس می‌گیرند. اطلاعاتی را به دست آورند،که بر کار و مسئولیت‌های آنان اثر می‌گذارد آنها متقابلا اطلاعات مهم و جالب به طرف مقابل می‌دهند. گذشته از این‌، آنها اطلاعاتی را به عرضه کنندگان مواد اولیه، همتایان، همکاران و گروه‌های ذی‌ربط که در خارج از سازمان هستند؛ درباره‌ی کل واحد، می‌دهند.

در نهایت، به عقیده مینتزبرگ، مدیران با توجه به نقشی که از نظر تصمیم‌گیری ایفا می‌کنند طرح‌های جدید را به اجرا درمی‌آورند. هر نوع مسئله‌ای را در رابطه با نزاع و کشمکش بین افراد حل، منابع موجود را بین اعضاء و دوایر تقسیم می‌کنند و به آنها تخصیص می‌دهند. اگرچه مدیران بسیاری از تصمیمات را به تنهایی می‌گیرند، ولی اساس این تصمیمات اطلاعاتی است که به آنها داده شده است. مدیران به نوبه خود باید این اطلاعات را به دیگران بدهند (به اطلاع آنان برسانند).

از طرف دیگر قدرت ویژگی اساسی نقش یک مدیر بوده و زمینه‌ی اثربخشی او را در سازمان فراهم می‌سازد. در واقع یک پدیده‌ی اجتناب ناپذیر در سازمان است، که البته در سازمان‌ها مدیران به آن به عنوان یک پدیده‌ی منفی می‌نگرند. ولی حقیقت این است که این جریان ،‌ ذاتا یک پدیده منفی نیست، بلکه منفی و مثبت بودن آن بستگی به قضاوت و نوع کاربرد آن دارد. یقینا اگر هدف از قدرت اهداف سازمانی باشد، می‌تواند پدیده‌ای مثبت و کارکردی محسوب گردد، و باعث پویایی سیستم و سازمان شود، اما اگر هدف از آن دستیابی به اهداف شخصی و فرد باشد، مطمئناً یک پدیده‌ی منفی و ناپسند خواهد بود.

[۱] – Henry Mintzberg

اهمیت ارتباطات

 

ارتباطات از عوامل بنیادی هویت سازمانی و به قول فیفنر [۱] قلب تپنده و جوهره اصلی مدیریت است که از طریق آن فعالیت‌های برنامه‌ریزی، سازماندهی، هماهنگی، رهبری و کنترل توسط مدیریت انجام می‌شود.

ارتباطات تبادل جریان «پیام» از یک نفر به نفر دیگر از طریق واسطه و به عبارتی عامل اطلاع‌رسانی و تفاهم بین عناصر انسانی می‌باشد. جان کاتر [۲] فرآیند ارتباطات را شامل سه عنصر فرستنده – پیام – گیرنده می‌داند.

به عقیده وی در سازمانی که بین عناصر انسانی پدیده ارتباط برقرار نباشد، در هر نوع و شکلی از تعریف که می‌توان برای سازمان ارائه داد، معهذا سازمان به حساب نمی‌آید.ارتباطات در سازمان موجد قدرت و وسیله‌ای برای به کارگرفتن بهینه اختیارات قانونی و اداری و اعمال آن در طول سلسله مراتب سازمانی می‌باشند. ارتباطات به عنوان «وسیله» اعمال قدرت و مجاری شبکه‌های سازمانی و قوانین مربوط، مسیری برای جریان آن می‌باشند. قدرت در سازمان از مجاری ارتباطی حرکت کرده و از طریق موقعیت‌های فراهم شده ناشی از جریانات ارتباطی، بدواً اعمال شده سپس گسترش یافته و نهایتا به متن سازمان اضافه و حفظ می‌شود . (فخیمی ۱۳۷۹).

ارتباط موثر به دو دلیل برای مدیران اهمیت دارد. اول، ارتباط فرآیندی است که به وسیله آن مدیران به ساختار برنامه‌ریزی ، رهبری و کنترل دست می‌یابند. دوم، ارتباط فعالیتی است که مدیران بخش اعظمی از وقتشان را صرف آن می‌کنند.

بندرت مدیران در میز کارشان به تنهایی فکر یا برنامه‌ریزی می‌کنند. در حقیقت زمان مدیریت به طور عمده زمانی برای ارتباط رو در رو، الکترونیکی یا تلفنی با افراد، همتایان، ناظرین، تهیه کنندگان یا مشتریان است. به هنگام برخورد نداشتن با دیگران به صورت حضوری یا تلفنی، مدیران ممکن است یادداشت، گزارش یا نامه‌ای را بنویسند یا بخوانند.

در تحقیقی، بررسی مدیران رده بالا و میانی سازمان نشان داد که آنها در هر دو روز تنها نیم ساعت با آرامش کامل، بدون داشتن هیچ نوعی ارتباط یا بر هم خوردن سکوت، به سر می‌برند. (استونر و فری من، ۱۹۹۲، ص ۵۳۰)

ارتباطات به اعضاء سازمان برای دستیابی به اهداف فردی و سازمانی و نیز استفاده و پاسخ به تغییر سازمانی، ایجاد فعالیتهای سازمانی هماهنگ و برای وارد شدن در تمامی رفتارهای مرتبط سازمانی کمک می‌کند. (ایوانویچ [۳] و ماتسون [۴] ،‌۲۰۰۲ ، ص ۴۹۲).

[۱] – Pfiffner

[۲]– Jahn Kotter

[۳] -Jon M.Lvancevich

[۴] – Michael T.Matteson

فرآیند ارتباط

ارتباط فرآیندی دو طرفه است به بیان ساده ارتباط وقتی پدید می‌آید که شخصی پیامی را به شخص دیگری انتقال می‌دهد. هنگامی ارتباط موفقیت‌امیز است که پیام فرستاده شده همان پیام دریافت شده باشد. به هر حال شکست وقتی حادث می‌شود که اطلاعات فرستاده شده با دریافت شده متفاوت باشد .

برای به حداقل رساندن مشکلات ذاتی ارتباط و سهولت انتقال اثربخش اطلاعات، شناخت اجزای مختلف تشکیل دهنده‌ی این فرآیند لازم است. ارتباط شامل فرستنده یا منبع پیام، رمزگذاری، وسیله، رمزگشایی، گیرنده یا پاسخ دهنده و فرآیند بازخورد است.

ارتباطات سازمانی

ارتباطات سازمانی از دیدگاه مکاتب مختلف مدیریت

حضور سازمان‌ها در جوامع پدیده‌ای است که امروزه بدون وجود آن‌ها امکان حیات اجتماعی، با بحران جدی روبرو می‌شود و همان طوری که اتزیونی[۱] می‌گوید: «در سازمان‌ها به دنیا می‌آییم، در سازمان‌ها تحصیل می‌کنیم و اغلب اوقات خود را به کار در سازمان‌ها مشغول هستیم.» (مسعود فر- فاطمه ۱۳۷۸).

بررسی و مطالعه دیدگاه‌های مدیریت و سیر تکاملی آن از ابتدا تا به امروز که ما را با نظام‌های پیچیده‌ مدیریت روبرو ساخته است، می‌تواند در شناخت تحولات و نگرش‌های حاکم بر مکاتب مختلف مدیریت نسبت به  ارتباطات انسانی، نوع و سطح آن و سایر موضوعات مورد علاقه در علوم ارتباطات کمک شایانی باشد.

در واقع زمانی می‌توان بخوبی نسبت به سیستم‌های ارتباطی موثر مدیریت شناخت پیدا کرد که سیر تحول و دیدگاه‌های حاکم را مورد تفحص و کاوش قرار داده و دریابیم که هر یک از مکتب‌های مدیریت در راستای فراگرد ارتباطات چه اعتقادی داشته‌اند.

ارتباطات سازمانی از دیدگاه مکاتب مختلف مدیریت، به نقل از مسعودفر (۱۳۷۸) می‌باشد که شرح آن در ذیل آمده است.

[۱] – Etzioni

ارتباطات از دیدگاه اقتضایی

این دیدگاه توجه خود را به رابطه بین دو متغیر وابسته و مستقل و رابطه علت و معمولی بین آنها معطوف داشته است که کاهش یکی باعث افزایش دیگری خواهد شد. مدل اقتضایی شامل تعداد زیادی متغیرهای دیگری است که این رابطه مستقیم را تغییر  می‌دهند و شاید همین امر باعث توجه این دیدگاه به مسایلی همچون انگیزش، طراحی شغل و ارتباطات شده است.

موانع ارتباطی

موانع ارتباطی عبارت است از هر نوع عامل و علتی که در راه ارسال یا درک پیام اختلال ایجاد کند. اختلال در ارتباط یکی از مسائل مهم مدیریت به شمار می‌رود. میرآبی (۱۳۸۰) .

موانع ارتباطی را می‌توان به دو گروه موانع خارجی [۱] و موانع داخلی [۲] تقسیم کرد که شرح آن در ذیل آمده است:

موانع خارجی به عوامل فیزیکی اطلاق می‌شود که در محیط خارج بر فرآیند ارتباطی تأثیر گذارده و آن را مختل می‌سازد. مثل سر و صدا، گرما، نور، پارازیت صدای  فرستنده.

موانع داخلی عبارتند از عوامل درونی که بر اجزای مختلف فرآیند ارتباطی به طور داخلی اثر نموده جریان ارتباط را قطع می‌کند ؛‌ مثل احساسات و عواطف افراد ، ادراکات و استنباطات آنان و طرز تلقی و نگرش‌هایشان که جریان ارتباطی را مختل می‌سازند.

[۱] – External factors

[۲] – Internal factors